Capítulo 20: Impuestos sin Miedo: Lo que tu Negocio le Debe al SAT y por Qué

Introducción a los impuestos de tu negocio

Imagina que entras a un restaurante, comes sin ver la carta y al final te traen la cuenta. No sabes qué te cobraron ni por qué. Solo te queda pagar y confiar. Eso es exactamente lo que le pasa a la mayoría de los dueños de negocio con sus impuestos: llega el día del pago, el contador manda una cifra por mensaje y esa cifra se paga sin entender de dónde salió.

Ese desconocimiento cuesta dinero de dos maneras. Pagas de más porque nadie ordenó tus gastos a tiempo, o pagas de menos sin saberlo y el problema reaparece años después con recargos encima. En los dos casos el origen es el mismo: los impuestos se sienten como una caja negra que alguien más maneja.

En este capítulo, aprenderás qué impuestos toca un negocio pequeño, cómo se calcula cada uno, qué gastos puedes restar y cuáles no, y cómo se decide entre pagar sobre lo que vendes o sobre lo que ganas. No para que tú hagas las declaraciones, sino para que entiendas la cuenta antes de pagarla.

Por qué necesitas entenderlos aunque tengas contador

• Dejas de confundir ingreso con dinero tuyo: Una parte de lo que entra a tu cuenta ya tiene dueño, y no eres tú.
• Puedes presupuestar: Si sabes cuánto vas a pagar, lo apartas. Si no, el pago siempre llega en el peor momento del mes.
• Ordenas tus gastos antes y no después: Casi toda deducción se pierde por cómo pagaste, no por qué compraste.
• Le haces mejores preguntas a tu contador: Un dueño que entiende su régimen contrata mejor asesoría y detecta antes un error.
• Decides con números completos: Tu precio, tu margen y hasta tu decisión de contratar cambian cuando metes el impuesto en la cuenta. En el capítulo 23 verás cómo entra el impuesto en la construcción de un precio.

Los tres impuestos que toca tu negocio cada mes

1. El impuesto sobre lo que ganas

Este es el impuesto que casi todo el mundo tiene en la cabeza cuando dice "impuestos". Suena complicado, pero es simplemente un porcentaje que se cobra sobre la ganancia de tu negocio en un periodo.

Hay dos grandes formas de calcularlo, y conviene distinguirlas desde el principio. La primera cobra un porcentaje alto sobre tu utilidad, después de restar tus gastos. La segunda cobra un porcentaje pequeño directamente sobre lo que cobraste, sin restar absolutamente nada.

¿Cómo calcularlo? Piensa en esto: primero se calcula cuánto ganaste de verdad —lo que cobraste menos los gastos que sí puedes restar—, y sobre ese resultado se aplica la tasa que te corresponde.

Utilidad Fiscal = Ingresos del Periodo - Deducciones Autorizadas

Impuesto sobre la Renta = Utilidad Fiscal × Tasa que te Corresponde

En los regímenes simplificados no hay resta: el porcentaje cae directo sobre el ingreso cobrado, y por eso la tasa es tan baja.

Ejemplo práctico: Tienes una agencia de diseño.

• Ingresos cobrados en el mes, sin contar el impuesto al valor agregado: $200,000 pesos ($10,000 USD)
• Gastos del negocio efectivamente pagados en el mes: $150,000 pesos ($7,500 USD)
• Utilidad del mes: $50,000 pesos ($2,500 USD)

En un régimen simplificado que cobra 2% sobre lo cobrado: $200,000 × 2% = $4,000 pesos ($200 USD). En un régimen que cobra sobre la utilidad, con tarifa progresiva, esos $50,000 pesos ($2,500 USD) pagan alrededor de $9,100 pesos ($455 USD).

Esto significa que, con este nivel de margen, el régimen simplificado te cuesta menos de la mitad.

Bueno, casi: los pagos del año se calculan de forma acumulada, mes contra mes, así que tu contador llegará a un número parecido pero no idéntico. La proporción entre los dos caminos sí se sostiene.

2. El impuesto sobre lo que vendes

Este impuesto no es tuyo en ningún momento. Tú lo cobras por cuenta del gobierno cuando le vendes a alguien, y lo pagas cuando le compras a alguien. Al final del mes entregas la diferencia.

¿Cómo calcularlo?

Impuesto a Pagar = Impuesto que Cobraste a tus Clientes - Impuesto que Pagaste a tus Proveedores - Impuesto que te Retuvieron

Ejemplo práctico: Sigue la misma agencia de diseño.

• Cobró el 16% que aplica en México sobre sus $200,000 pesos ($10,000 USD) de ventas: $32,000 pesos ($1,600 USD)
• De sus $150,000 pesos ($7,500 USD) de gastos, solo $90,000 pesos ($4,500 USD) traían el impuesto desglosado, así que pagó $14,400 pesos ($720 USD)

Impuesto a entregar = $32,000 - $14,400 = $17,600 pesos ($880 USD)

Esto significa que de los $232,000 pesos ($11,600 USD) que entraron a la cuenta ese mes, $17,600 pesos ($880 USD) nunca fueron de la agencia.

Ojo: éste es el error número uno de las PyMEs. Ves el saldo del banco, tomas decisiones con él, y el día del pago tienes que sacar de tu bolsa un dinero que ya te habías gastado. La solución no es contable, es de disciplina: cada vez que cobras, mueve ese porcentaje a otra cuenta.

3. Las retenciones: impuestos ajenos que pasan por tus manos

Este concepto suena técnico, pero es simplemente reconocer que a veces el gobierno no le cobra al que debe el impuesto, sino al que hace el pago. Tú te vuelves el cobrador.

Pasa en dos direcciones. Cuando le pagas a tu equipo o a ciertos proveedores personas físicas, retienes una parte y la entregas tú. Y cuando le facturas a una empresa, esa empresa te retiene una parte a ti y te la entrega al fisco a tu nombre.

Lo importante para tu flujo de efectivo es esto: lo que te retienen no se pierde, se acredita después contra tu propio impuesto. Pero no llega a tu cuenta hoy y solo lo recuperas cuando presentas tu siguiente declaración.

Las retenciones de tu propia gente son harina de otro costal y merecen su propio capítulo: lo que le retienes a un trabajador es solo una de las capas de lo que cuesta tenerlo, y ese cálculo completo está en el capítulo 21.

Qué sí puedes deducir y qué no

Aquí es donde un negocio pequeño gana o pierde más dinero, y casi nunca por la razón que cree. La diferencia entre un costo y un gasto la vimos en el capítulo 2; lo que se agrega aquí es una tercera categoría que no es contable sino fiscal: la deducción. Un gasto no se resta del impuesto por ser real, se resta por cumplir requisitos de forma.

Elementos clave:

• Que sea estrictamente indispensable - Que exista por el negocio y para el negocio. La comida familiar del domingo no lo es.
• Que esté amparado con un comprobante fiscal válido - A nombre de tu negocio, con tus datos correctos.
• Que se haya pagado por un medio rastreable - Transferencia, cheque o tarjeta desde una cuenta a nombre del negocio cuando el monto pasa cierto umbral.
• Que esté efectivamente pagado - En los regímenes de flujo, un gasto comprometido pero no pagado todavía no se resta.
• Que esté registrado y restado una sola vez - Nada de meter la misma factura en dos periodos.
• Que las retenciones asociadas estén enteradas - La nómina, por ejemplo, deja de ser deducible si no cumples con las obligaciones del trabajador.

Y hay una lista corta de gastos que simplemente no bajan tu impuesto, aunque tengas la factura: multas y sanciones, obsequios que no sean para todos tus clientes por igual, gastos de representación, y la parte que la ley recorta en consumos de restaurante y en renta o compra de automóviles.

Los errores que más caro salen:

1. Pagar en efectivo arriba del umbral - Tienes el gasto, tienes la factura, y aun así no lo puedes restar. Es el error más frecuente y el más caro.
2. Cargar combustible en efectivo - Aquí no hay monto pequeño que valga: el combustible siempre se paga por medio electrónico.
3. Pagar el gasto del negocio con la tarjeta personal del dueño - La cuenta tiene que estar a nombre de quien deduce.
4. Deducir la comida con el cliente al cien por ciento - Solo una fracción es deducible, y en algunos lugares de consumo no es deducible nada.
5. Pedir la factura demasiado tarde - Hay una fecha límite para tener el comprobante en la mano. Después de esa fecha, el gasto se perdió.

Ojo: tener la factura no es lo mismo que poder deducir. El comprobante es un requisito, no una llave maestra, y desde hace poco además tiene que respaldar una operación que de verdad ocurrió. Cómo se llena, se corrige y se cancela una factura para que sirva —tanto la que emites como la que recibes— es el tema completo del capítulo 22; aquí nos quedamos con la parte que decide si el gasto baja tu impuesto o no.

Cómo elegir entre pagar sobre lo que vendes y pagar sobre lo que ganas

Ésta es la decisión fiscal más importante de un negocio pequeño, y se resuelve con una sola pregunta: ¿qué tan gordo es tu margen?

Un régimen simplificado cobra poco, pero cobra sobre todo lo que cobraste, tengas ganancia o no. Un régimen sobre utilidad cobra mucho más, pero solo sobre lo que realmente te quedó. Cuando tu margen es alto, el simplificado gana. Cuando tu margen es delgado, el simplificado se vuelve caro.

Ejemplo práctico: La misma agencia de diseño, con los mismos $200,000 pesos ($10,000 USD) de ingresos, pero un mes malo en el que los subcontratados se comieron casi todo.

• Ingresos cobrados: $200,000 pesos ($10,000 USD)
• Gastos pagados: $184,000 pesos ($9,200 USD)
• Utilidad del mes: $16,000 pesos ($800 USD)

En el régimen simplificado sigue pagando $4,000 pesos ($200 USD). En el régimen sobre utilidad pagaría alrededor de $1,580 pesos ($79 USD).

Esto significa que el mismo negocio, con el mismo ingreso, cambia de régimen conveniente solo porque cambió su margen. Por eso esta decisión se revisa una vez al año con números en la mano, y no se hereda del primo que abrió su negocio antes que tú.

En México, hoy

La autoridad fiscal es el SAT. Las reglas grandes de 2026 no se movieron: el impuesto al valor agregado sigue en 16%, el impuesto sobre la renta de las sociedades sigue en 30% sobre el resultado fiscal, y las tarifas de personas físicas siguen yendo de 1.92% a 35%. Lo que sí cambió con la reforma que entró en vigor este año fue la fiscalización y el costo de atrasarse: los recargos por prórroga pasaron a 1.38% mensual y los de mora a 2.07% mensual.

Para personas físicas, el Régimen Simplificado de Confianza cobra entre 1% y 2.5% sobre lo cobrado sin restar gastos, mientras no rebases $3,500,000 pesos ($175,000 USD) de ingresos en el año. Los tramos mensuales van así: hasta $25,000 pesos ($1,250 USD) al mes es 1%; hasta $50,000 pesos ($2,500 USD), 1.1%; hasta $83,333 pesos ($4,167 USD), 1.5%; hasta $208,333 pesos ($10,417 USD), 2%; y de ahí al tope, 2.5%. Si le facturas a una empresa, ella te retiene 1.25% de impuesto sobre la renta y tú lo acreditas después.

Hay una versión para sociedades con tope de $35,000,000 pesos ($1,750,000 USD) de ingresos anuales. Ahí la tasa no baja —sigue siendo 30%—, pero acumulas cuando cobras y deduces cuando pagas, que para el flujo de efectivo de una PyME cambia todo. Ambas versiones del régimen simplificado están relevadas de enviar contabilidad electrónica y de presentar la declaración informativa de operaciones con terceros. Ojo con lo que ese relevo no quiere decir: que el SAT no te pida tus estados financieros no significa que no los necesites, y en el capítulo 29 verás por qué.

Los números concretos de las deducciones: los pagos de más de $2,000 pesos ($100 USD) tienen que hacerse por medio electrónico o cheque nominativo desde una cuenta a tu nombre; de los consumos en restaurante solo es deducible 8.5%, y los consumos en bares no son deducibles nunca. Y una advertencia sobre lo que compras para durar: una máquina, una camioneta o una computadora no se restan de un jalón el mes que las pagas, sino repartidas a lo largo de los años en que las usas, y algunas traen un tope por unidad. Ese mecanismo, con sus topes, es el tema completo del capítulo 30. Los pagos mensuales vencen el día 17 del mes siguiente; la declaración anual es en marzo para sociedades y en abril para personas físicas.

Un dato que vale dinero este año: hay un programa que condona el 100% de multas, recargos y gastos de ejecución para contribuyentes con ingresos de hasta $300 millones de pesos ($15 millones de dólares) en 2024. La solicitud vence el 31 de octubre de 2026 y el pago del adeudo principal, en una sola exhibición, el 31 de diciembre de 2026.

Datos vigentes a agosto de 2026; verifícalos antes de aplicarlos, porque cambian cada año.

Esto no sustituye a tu contador ni es asesoría fiscal: es para que entiendas de qué te está hablando y puedas hacerle mejores preguntas. Yo no soy contador certificado; soy alguien que se sentó a estudiar esto y a leer la ley, y te lo cuento en español.

Herramienta para calcular tus impuestos sin sustos

Para ayudarte a estimar lo que vas a pagar antes de que llegue la fecha, he creado esta plantilla:

Calculadora de Impuestos para tu Negocio

Esta plantilla es como tener un semáforo mensual que te dice:

• Cuánto del dinero en tu cuenta ya tiene dueño y cuánto es tuyo de verdad
• Cuánto llevas de impuesto sobre la renta acumulado en el año
• Qué gastos capturaste que no cumplen los requisitos para deducirse
• Cuánto tendrías que pagar en un régimen simplificado y cuánto en uno sobre utilidad
• Cuánto apartar cada semana para llegar al día del pago sin apretarte

Conclusión

Entender tus impuestos no es convertirte en contador; es dejar de firmar cheques a ciegas. La diferencia entre un dueño que sabe y uno que no, casi nunca está en cuánto paga: está en cuándo se entera.

Los negocios que sobreviven a un problema fiscal no son los que nunca cometieron un error, sino los que separaron el dinero desde el principio y ordenaron sus comprobantes cuando todavía se podía.

Empieza por lo más simple: aparta el impuesto que cobras en cuanto lo cobras, y pide la factura el mismo día del gasto. Con esas dos costumbres, la cuenta del restaurante deja de dar miedo, porque ya sabías lo que pediste.

Nota: Los valores en dólares (USD) son aproximados y se incluyen como referencia. La tasa de cambio utilizada es de aproximadamente 20 pesos mexicanos por dólar estadounidense. Esta tasa puede variar según el país y el momento.